Как да изберете подходяща конферентна зала?
Изборът на подходяща конферентна зала е ключов етап в организацията на успешно бизнес събитие. Има немалко неща, с които трябва да се съобразите. Кои са те – разказваме днес. Прочетете статията докрай, за да разберете какво е важно да има залата, без значение дали планирате обучение за своя екип, бизнес семинар или конференция с голям брой участници. Разказваме ви и какво предлагаме ние от хотел Аква. Ако на вас е поверена задачата да организирате бизнес събитие в Морската столица и търсите конферентни зали Варна, ви предлагаме избор от шест зали под наем.
Как да изберете правилната конферентна зала?
Необходимо е да си отговорите на следните 5 въпроса, за да вземете правилното решение.
Брой присъстващи: Колко души очаквате на събитието?
Първата стъпка е да определите очаквания брой на участниците. Залата трябва да е достатъчно голяма, за да побере всички участници, но и не твърде просторна, за не създаде усещане за празнота и отдалеченост.
Залите обикновено имат различен максимален капацитет при различни типове подредба. Според това какво събитие планирате, помислете коя ще е най-подходящата подредба на столовете и масите и вижте максималния капацитет на залите.
Важно е да се осигури достатъчно пространство за всеки участник, като същевременно се поддържа близост между присъстващите, за да могат да взаимодействат активно помежду си.
Разположение: Къде се намира залата?
Изборът на зала трябва да е съпроводен и с оценка на разположението ѝ. Изберете конферентна зала на място, което е удобно за всички или поне за максимално много от участниците.
Вижте дали тя е достъпна с обществен транспорт. Проверете има ли достатъчно паркоместа за тези, които ще пристигнат с автомобил, или близки паркинги, които могат да бъдат използвани.
Вижте също какви са възможностите за настаняване на гостите, които ще пътуват отдалеч. Хотелите обикновено предлагат преференциални цени за корпоративни клиенти.
Удобства в залата: Каква техника е на ваше разположение?
При организирането на бизнес събития или обучения може да имате нужда от специфично техническо оборудване като лаптоп, проектор, интерактивна дъска.
Уверете се, че залата предлага необходимото аудио-визуално оборудване и че може да разчитате на техническа поддръжка от страна на екипа.
Wi-Fi връзка също е от съществено значение особено ако събитието предполага показване на материали в интернет. Ако планирате дискусия, микрофони също ще ви необходими.
Услуги: Има ли възможност за кафе пауза и превод?
Ако планирате събитие с дълга продължителност, е важно да предвидите време кафе пауза и/или работен обяд. Времето за почивка дава възможност на участниците да се заредят с енергия, а и да общуват помежду си.
Проверете дали може да се организират кафе паузи – кафе, чай, вода, дребни закуски, сладки, соленки. Ако не може да бъде осигурен работен обяд, е добре да проучите близките ресторанти.
Преводът на живо е друга важна услуга. В случай че част от участниците говорят различен език, ще бъде важно да потърсите преводач за синхронен (симултанен) или последователен (консекутивен) превод.
Бюджет: Каква е цената?
Последно, но е по значение, е важно да се съобразите с бюджета, който имате. Цената за зала обикновено е различна според времето, за което искате да я наемете.
Но организирането на бизнес събитие е свързано не само с разходи за наем на конферентна зала. Част от бюджета ви трябва да е отделен за кетъринг (храни и напитки), превод, аудио-визуална техника и други допълнителни услуги.
Разходи за популяризиране на събитието също могат да са съществено перо в общия бюджет.
Възможност за избор между 6 конферентни зали в Аква Хотел Варна
За търсещите конферентни зали Варна, ние от хотел Аква имаме какво да предложим. Отдаваме под наем конферентни зали, които са с различен капацитет и които позволяват гъвкава подредба. Хотелът е разположен в близост до Морската градина и центъра на Варна, което ви гарантира бърз достъп до основните атракции и забавления в града.
Залите са с естествена светлина и централна климатизация. Срещу допълнително заплащане предлагаме и техническо оборудване /мултимедиен проектор, флипчарт, безжични микрофони/. Може да ви съдействаме с организиране на кафе пауза, кетъринг, обяд за вашите гости.
Име на | Площ | Дневна светлина | Театър, | Заседание, места | П-форма, | Коктейл, |
Нимфа | 50 | да | 40 | 22 | 22 | 22 |
Перла | 80 | да | 50 | 22 | 22 | 22 |
Русалка | 80 | да | 60 | 22 | 24 | 24 |
Нептун | 100 | да | 100 | 44 | 42 | 42 |
Аква | 180 | да | 130 | - | - | - |
VIP | 30 | да | 25 | 14 | 16 | 16 |