Как да изберете подходяща конферентна зала?

Как да изберете подходяща конферентна зала?

Изборът на подходяща конферентна зала е ключов етап в организацията на успешно бизнес събитие. Има немалко неща, с които трябва да се съобразите. Кои са те – разказваме днес. Прочетете статията докрай, за да разберете какво е важно да има залата, без значение дали планирате обучение за своя екип, бизнес семинар или конференция с голям брой участници. Разказваме ви и какво предлагаме ние от хотел Аква. Ако на вас е поверена задачата да организирате бизнес събитие в Морската столица и търсите конферентни зали Варна, ви предлагаме избор от шест зали под наем.

Как да изберете правилната конферентна зала?

Необходимо е да си отговорите на следните 5 въпроса, за да вземете правилното решение.

Брой присъстващи: Колко души очаквате на събитието?

Първата стъпка е да определите очаквания брой на участниците. Залата трябва да е достатъчно голяма, за да побере всички участници, но и не твърде просторна, за не създаде усещане за празнота и отдалеченост.

Залите обикновено имат различен максимален капацитет при различни типове подредба. Според това какво събитие планирате, помислете коя ще е най-подходящата подредба на столовете и масите и вижте максималния капацитет на залите.

Важно е да се осигури достатъчно пространство за всеки участник, като същевременно се поддържа близост между присъстващите, за да могат да взаимодействат активно помежду си.

организиране на конференция във Варна хотел

Разположение: Къде се намира залата?

Изборът на зала трябва да е съпроводен и с оценка на разположението ѝ. Изберете конферентна зала на място, което е удобно за всички или поне за максимално много от участниците.

Вижте дали тя е достъпна с обществен транспорт. Проверете има ли достатъчно паркоместа за тези, които ще пристигнат с автомобил, или близки паркинги, които могат да бъдат използвани.

Вижте също какви са възможностите за настаняване на гостите, които ще пътуват отдалеч. Хотелите обикновено предлагат преференциални цени за корпоративни клиенти.

Удобства в залата: Каква техника е на ваше разположение?

При организирането на бизнес събития или обучения може да имате нужда от специфично техническо оборудване като лаптоп, проектор, интерактивна дъска.

Уверете се, че залата предлага необходимото аудио-визуално оборудване и че може да разчитате на техническа поддръжка от страна на екипа.

Wi-Fi връзка също е от съществено значение особено ако събитието предполага показване на материали в интернет. Ако планирате дискусия, микрофони също ще ви необходими.

Услуги: Има ли възможност за кафе пауза и превод?

Ако планирате събитие с дълга продължителност, е важно да предвидите време кафе пауза и/или работен обяд. Времето за почивка дава възможност на участниците да се заредят с енергия, а и да общуват помежду си.

Проверете дали може да се организират кафе паузи – кафе, чай, вода, дребни закуски, сладки, соленки. Ако не може да бъде осигурен работен обяд, е добре да проучите близките ресторанти.

Преводът на живо е друга важна услуга. В случай че част от участниците говорят различен език, ще бъде важно да потърсите преводач за синхронен (симултанен) или последователен (консекутивен) превод.

Бюджет: Каква е цената?

Последно, но е по значение, е важно да се съобразите с бюджета, който имате. Цената за зала обикновено е различна според времето, за което искате да я наемете.

Но организирането на бизнес събитие е свързано не само с разходи за наем на конферентна зала. Част от бюджета ви трябва да е отделен за кетъринг (храни и напитки), превод, аудио-визуална техника и други допълнителни услуги.

Разходи за популяризиране на събитието също могат да са съществено перо в общия бюджет.

Възможност за избор между 6 конферентни зали в Аква Хотел Варна

За търсещите конферентни зали Варна, ние от хотел Аква имаме какво да предложим. Отдаваме под наем конферентни зали, които са с различен капацитет и които позволяват гъвкава подредба. Хотелът е разположен в близост до Морската градина и центъра на Варна, което ви гарантира бърз достъп до основните атракции и забавления в града.

Залите са с естествена светлина и централна климатизация. Срещу допълнително заплащане предлагаме и техническо оборудване /мултимедиен проектор, флипчарт, безжични микрофони/. Може да ви съдействаме с организиране на кафе пауза, кетъринг, обяд за вашите гости.

Име на
зала

Площ 
кв.м 

Дневна светлина

Театър,
места

Заседание,

места

П-форма, 
места

Коктейл, 
места

Нимфа

50

да

40

22

22

22

Перла

80

да

50

22

22

22

Русалка

80

да

60

22

24

24

Нептун

100

да

100

44

42

42

Аква

180

да

130

-

-

VIP

30

да

25

14

16

16